03. 회사생활에서 이메일 쉽게 회신 받는 법
오늘은 아직 입사 1년차 미만인 A군이 나에게 이메일에 관해 물어보았다.
A군 : 팀장님, 저는 이메일을 보면 회신이 잘 안오는데 이메일 회신이 빠르게 오는 방법이 있을까요?
라는 고민을 털어놓았다. 물론 정해진 정답은 없다. 하지만 다른 사람보다 이메일을 조금이라도 더 쉽게 회신받는 사람들은 있다. 하루에 수백통의 이메일이 오가고 그중에 회신을 해야할 메일도 하루에 최소 수십통인데 어떻게 하면 이메일을 효과적으로 보내고 받는지에 관해서 이야기를 해보도록 하자.
1. 두괄식으로 써라: 핵심을 먼저 말하라
이메일을 작성할 때 가장 중요한 것은 핵심 내용을 맨 앞에 배치하는 두괄식 방식입니다. 왜 이 방식이 효과적일까요?
바쁜 업무 환경에서 두괄식의 필요성
현대의 직장인들은 하루에 수십, 많게는 수백 통의 이메일을 받습니다. 이런 상황에서 수신자는 이메일 내용을 처음부터 끝까지 꼼꼼히 읽기보다는, 초반 몇 줄에서 메일의 핵심을 파악하려고 합니다.
- 초반 2~3줄에 핵심이 없다면: 상대방은 이메일을 무시하거나 나중에 읽겠다고 미룹니다. 결국 회신이 늦어지거나, 최악의 경우 잊힐 수 있습니다.
- 두괄식으로 핵심을 전달하면: 수신자가 바로 내용을 이해하고, 필요한 행동을 취할 가능성이 커집니다.
예시: 비효율적인 이메일 (미괄식)
문제점: 메일의 목적이 맨 마지막에 나오므로, 읽는 사람이 결론에 도달하기 전에 흥미를 잃거나 중요성을 놓칠 가능성이 높습니다.
예시: 효율적인 이메일 (두괄식)
장점: 핵심이 첫 줄에 명확히 나와 있어, 수신자가 메일을 열자마자 메일의 목적을 이해할 수 있습니다.
심리학적으로도 효과적
연구에 따르면, 사람들은 첫인상이나 첫 번째로 전달받은 정보를 더 잘 기억하고, 그에 따라 행동하는 경향이 있습니다. 이를 **'초두효과(Primacy Effect)'**라고 하는데, 두괄식 이메일은 이 심리를 활용한 방식입니다.
2. 수신자와 업무 담당자를 명확히 명시하라
이메일에 수신자가 여러 명일 경우, 책임 소재가 모호해집니다.
- 특정인을 명확히 지목하세요.
예:
잘못된 방식:
"팀원분들께 요청드립니다."
올바른 방식:
"김 대리님, 아래 항목을 확인해 주시고 회신 부탁드립니다."
심리학 연구에 따르면, 구체적으로 지목된 사람은 책임감을 느끼고 행동할 가능성이 높습니다. 마치 인파 속에서 특정인을 가리켜 도움을 요청하는 것과 같은 원리입니다.
3. 필요한 자료는 간단한 양식으로 요청하라
상대방이 복잡한 요청에 압도되지 않도록, 정보를 간단히 채울 수 있는 양식을 만들어 제공하세요.
이메일을 받은 사람이 과도한 생각이나 수작업을 하지 않아도 쉽게 응답할 수 있도록 구조화된 요청이 필요합니다.
- 예를 들어, 아래처럼 간단한 질문 포맷을 제공하세요:
| 파일명 | 제품 A 세부 내역 |
| 내용 | 거래 내역, 가격 정보 |
4. 유첨 파일의 핵심 내용을 본문에 요약하라
첨부 파일만으로 내용을 전달하려고 하면 상대방이 열어보지 않을 가능성이 높습니다.
특히, 바쁜 일정 속에서 많은 이메일을 처리하는 상황에서는 본문에 요약된 내용이 있어야 눈길을 끌고 이해도를 높일 수 있습니다.
적절한 예시:
이렇게 본문에 주요 내용을 요약하면, 상대방이 자료를 바로 검토하거나 필요한 내용을 빠르게 파악할 수 있습니다.
본문에서 파일의 가치를 느끼게 하면 상대방이 첨부 자료를 열어보게 되는 확률도 높아집니다.
5. 데드라인을 설정하라
이메일을 보낼 때 회신 기한을 명시하지 않으면, 상대방은 "나중에 답변하면 되겠지"라고 생각할 가능성이 큽니다.
특히 바쁜 업무 환경에서는 우선순위가 정해져 있지 않은 이메일은 뒤로 밀리기 쉽습니다.
적절한 데드라인 설정 방법:
- 명확한 날짜와 시간을 기입합니다.
- 예: "해당 요청 사항은 11월 30일(금) 오후 5시까지 회신 부탁드립니다."
- 기한을 설정할 때 수신자가 현실적으로 회신 가능한 시간을 고려합니다.
- 데드라인의 중요성을 설명합니다.
- 예: "이 자료는 12월 1일 회의 자료 준비에 필수적입니다. 회신 부탁드립니다."
회신 기한을 명시할 때는 부담스럽지 않으면서도 명확하게 전달하세요. 상대방이 데드라인을 인지하고 일정을 조율할 수 있도록 돕는 것이 중요합니다.
6. 미리 Reminder를 보내라
데드라인이 다가오기 전에 리마인더 메일을 보내는 것은 상대방의 일정에 배려를 보이면서도, 본인의 요청을 잊지 않게 만드는 좋은 방법입니다.
리마인더 메일은 간결하고 명확하게 작성해야 하며, "부드럽게 촉구"하는 느낌을 줘야 합니다.
리마인더 메일은 간단히 상대방의 기억을 되살리며, 부드럽게 확인을 유도하는 것이 핵심입니다.
7. 납기가 지났다면 정중히 재확인 메일을 보내라
납기가 지났다고 바로 조직 책임자를 참조에 포함시키는 것은 경우에 따라 지나치게 강경한 인상을 줄 수 있습니다. 먼저 상대방에게 다시 한번 확인 요청을 하되, 추가적인 조치가 필요할 수 있음을 암시하는 방식으로 접근하세요.
재확인 메일 작성 방법
- 정중한 톤 유지: 상대방이 놓쳤을 가능성을 열어두고 부드럽게 다시 한 번 확인 요청합니다.
- 상황 요약: 원래 요청했던 사항과 데드라인을 간단히 상기시킵니다.
- 대안을 제시: 회신이 어려운 이유가 있다면 알려달라고 요청하며 유연한 태도를 보여줍니다.
예시: 납기 초과 메일
참조를 추가하는 상황은 신중히 판단
조직 책임자(팀장, 부서장 등)를 참조에 포함시키는 것은 최후의 수단으로 사용해야 합니다.
만약 상대방이 계속해서 응답하지 않거나, 중요한 업무에 심각한 차질이 예상될 때라면, 다음과 같은 절차를 따르는 것이 좋습니다.
- 추가 확인 메일 발송 후 1~2일 대기: 재확인 메일을 보냈음에도 불구하고 응답이 없다면,
- 참조 포함 메일 발송: 이때는 납기 초과 상황을 명확히 설명하며 조직 책임자를 참조에 추가합니다.
- 예시: "본 업무는 [프로젝트/업무명]의 중요한 부분으로, 빠른 확인 부탁드리며 팀장님을 참조에 추가하여 상황 공유드립니다."
결론
납기 초과 시에도 먼저 상대방에게 정중히 확인 요청을 보내는 것이 원칙입니다. 조직 책임자를 참조로 포함시키는 것은 마지막 단계에서만 활용해야 하며, 이 과정에서도 존중과 협력의 태도를 잊지 않아야 합니다.
이렇게 하면 예전보다 이메일 회신이 훨씬 쉽게 올듯 합니다.
"신입사원 여러분들의 밝은 미래를 응원합니다."